Tourenplanung
Automatisierte Planungsvorschläge unter Berücksichtigung von Zeitfenstern, Personalverfügbarkeit und Qualifikationen. Freigabe durch die verantwortliche Person.
Branchenlösung · Ambulante Pflege
Weniger Bürokratie. Mehr Zeit für Menschen.
Intelligente KI-Lösungen und Automatisierungen können ambulante Pflegedienste bei Anfragen, Organisation, Tourenplanung und Verwaltung entlasten – damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt.
Zuständige benachrichtigen
Unser Ansatz
Wir unterstützen ambulante Pflegedienste dabei, administrative Prozesse zu vereinfachen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und mehr Zeit für die persönliche Betreuung ihrer Kunden zu schaffen.
Pflegefachliche Entscheidungen bleiben immer beim Menschen. KI unterstützt ausschließlich organisatorische und administrative Abläufe.
Für wen diese Seite gedacht ist
- Inhaber ambulanter Pflegedienste
- Pflegedienstleitungen
- Verwaltungsmitarbeiter
- Verantwortliche für Digitalisierung
- Betreiber mehrerer Pflegestandorte
Illustratives Anwendungsszenario
Wenn das Telefon klingelt und gleichzeitig zehn Aufgaben warten
Illustratives Anwendungsszenario: Der beschriebene Pflegedienst ist fiktiv. Es handelt sich nicht um ein bestehendes Kundenprojekt, und es werden keine erzielten Ergebnisse dargestellt.
Ausgangssituation
Ein fiktiver ambulanter Pflegedienst betreut Kunden in ihrem häuslichen Umfeld. Im Büro laufen täglich zahlreiche organisatorische Vorgänge zusammen:
- Anfragen neuer Interessenten
- Rückrufwünsche
- Fragen zu allgemeinen Leistungen
- Bewerbungen
- Terminabstimmungen
- Interne Weiterleitungen
Die Mitarbeiter müssen Anfragen erfassen, sortieren und zuständigen Personen zuweisen – oft parallel zu Telefonaten und laufenden Touren.
Mögliche Lösung: der digitale Pflegebüro-Assistent
Ein digitaler Pflegebüro-Assistent könnte allgemeine Anfragen entgegennehmen, organisatorische Anliegen kategorisieren und Rückrufwünsche strukturiert übermitteln.
Beispielprozess
1.Anfrage geht ein
Per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular.
2.Angaben erfassen
Nur die für die Bearbeitung erforderlichen Informationen.
3.Kategorie zuordnen
z. B. Neuanfrage, Rückruf, Bewerbung, Terminfrage.
4.Zuständige benachrichtigen
Die verantwortliche Person erhält eine Nachricht.
5.Mensch entscheidet
Ein Mitarbeiter übernimmt Beratung und Entscheidung.
Klare Grenzen des Assistenten
- Sensible Gesundheitsdaten und medizinische Fragen werden nicht eigenständig bearbeitet, sondern an autorisierte Mitarbeiter weitergeleitet.
- Ein Sprachassistent bearbeitet keine Notfallmeldungen ungeprüft und gibt keine medizinischen Ratschläge.
- Beratung, Aufnahme neuer Kunden und alle pflegefachlichen Entscheidungen bleiben beim Team.
Potenzieller Nutzen
Mögliche Effekte – keine nachgewiesenen Ergebnisse eines bestehenden Kundenprojekts.
- Bessere Erreichbarkeit
- Weniger manuelle Sortierarbeit
- Strukturierte Rückrufe
- Nachvollziehbare Zuständigkeiten
- Entlastung der Verwaltung
Weitere Möglichkeiten zur Automatisierung
Jede Lösung unterstützt – die Verantwortung bleibt bei Deinem Team.
Dokumentationsunterstützung
Strukturierung und Vorbereitung von Dokumentationsentwürfen auf Grundlage autorisierter Eingaben. Fachliche Prüfung zwingend erforderlich.
Abrechnungsorganisation
Vollständigkeitsprüfungen, Fristenüberwachung und Vorbereitung administrativer Unterlagen. Bestehende Fachsoftware bleibt führend.
Personalorganisation
Koordination von Bewerbungseingängen, Gesprächsterminen und Einarbeitungsprozessen. Keine automatisierten Personalentscheidungen.
Vorher – Nachher: So verändert sich der Büroalltag
Tippe auf „Vorher“ oder „Nachher“, um die Abläufe zu vergleichen.
- Strukturierte Anfrageerfassung
- Automatische organisatorische Zuordnung
- Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter
- Klare Bearbeitungsübersicht
Transparenter Modellrechner
Gib Deine eigenen Annahmen ein – wir verwenden keine Branchen- oder Kundenwerte.
Potenziell eingesparte Stunden pro Monat
10,5 Std.
Rechnerischer Wert der Arbeitszeit pro Monat
315 €
Die Berechnung dient ausschließlich der Illustration. Tatsächliche Einsparungen hängen von den bestehenden Prozessen ab. Implementierung, Wartung und Betrieb sind nicht berücksichtigt.
Datenschutz und Verantwortung haben Vorrang
In der Pflege geht es um Menschen und um besonders vertrauliche Informationen. Deshalb gelten für jede Automatisierung klare Grundsätze:
Besonders schutzbedürftige Daten
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und brauchen ein besonders hohes Schutzniveau.
Keine pflegerischen Entscheidungen durch KI
KI bereitet vor und sortiert – Entscheidungen über Pflege und Versorgung treffen ausschließlich qualifizierte Menschen.
Fachsoftware bleibt maßgeblich
Eure bestehende Pflegesoftware bleibt das führende System. Automatisierungen ergänzen sie, statt sie zu ersetzen.
Zugriffskontrollen
Automatisierungen erhalten nur die Rechte, die sie wirklich benötigen – mit angemessenen Rollen und Berechtigungen.
Datenminimierung & Löschkonzepte
Es werden nur notwendige Daten verarbeitet, sicher übertragen und nach festgelegten Fristen gelöscht.
Verträge & Prüfungen vorab
Erforderliche Auftragsverarbeitungsverträge und Datenschutzprüfungen werden vor dem produktiven Einsatz geklärt.
Keine echten Daten in ungeprüfte Dienste
Echte Gesundheitsdaten werden nicht in ungeprüfte KI-Dienste übertragen – auch nicht zum Testen.
Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung
Nach § 8 Abs. 8 SGB XI fördert die Pflegeversicherung Maßnahmen zur Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen, etwa zur Entlastung von Pflegekräften und zur Verbesserung von Abläufen.
- Für zugelassene Pflegeeinrichtungen
- Einmaliger Zuschuss von bis zu 40 % der förderfähigen Kosten
- Maximal 12.000 € pro Einrichtung
- Nach aktueller Gesetzeslage bis Ende 2030
Nicht jedes KI-Projekt ist automatisch förderfähig. Die konkrete Förderfähigkeit und etwaige bereits genutzte Förderbeträge müssen individuell geprüft werden. Dies ist keine Rechts- oder Förderberatung.
Offizielle Informationen beim GKV-SpitzenverbandHäufige Fragen zu KI in der ambulanten Pflege
Welche Aufgaben können ambulante Pflegedienste automatisieren?
Vor allem organisatorische und administrative Aufgaben: die Erfassung und Zuordnung von Anfragen, Rückruflisten, Terminabstimmungen, Erinnerungen, Vollständigkeitsprüfungen vor der Abrechnung, Fristenüberwachung sowie die Koordination von Bewerbungen. Pflegefachliche Entscheidungen werden nicht automatisiert.
Kann KI bei der Tourenplanung helfen?
Ja, als Unterstützung. Ein System kann Planungsvorschläge erstellen, die Zeitfenster, Personalverfügbarkeit und Qualifikationen berücksichtigen. Die verantwortliche Person prüft, passt an und gibt frei. Ob und wie das umsetzbar ist, hängt stark von Eurer vorhandenen Software und deren Schnittstellen ab.
Ist ein digitaler Telefonassistent für Pflegedienste sinnvoll?
Er kann sinnvoll sein, wenn viele allgemeine Anfragen und Rückrufwünsche eingehen. Der Assistent nimmt organisatorische Anliegen auf und leitet sie strukturiert weiter. Notfälle, medizinische Fragen und Gesundheitsdaten gehören nicht in seine Zuständigkeit – hier muss klar an Menschen bzw. an den Notruf verwiesen werden.
Können vorhandene Pflegesoftware-Systeme eingebunden werden?
Das hängt vom jeweiligen System ab. Viele Lösungen bieten Schnittstellen oder Exportfunktionen, andere nicht. Wir prüfen gemeinsam, welche Anbindung möglich und sinnvoll ist. Die Fachsoftware bleibt dabei das führende System.
Wie werden sensible Gesundheitsdaten geschützt?
Durch Datenminimierung, Zugriffskontrollen, verschlüsselte Übertragung, klare Löschfristen und den Einsatz geprüfter Dienste mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Vor dem produktiven Einsatz sollten Datenschutzprüfung und ggf. Datenschutz-Folgenabschätzung mit Euren Verantwortlichen geklärt sein.
Gibt es Fördermittel für die Digitalisierung von Pflegediensten?
Nach § 8 Abs. 8 SGB XI können zugelassene Pflegeeinrichtungen nach aktueller Gesetzeslage bis Ende 2030 einen einmaligen Zuschuss von bis zu 40 % der förderfähigen Kosten, maximal 12.000 €, erhalten. Nicht jedes KI-Projekt ist automatisch förderfähig – Förderfähigkeit und bereits genutzte Beträge müssen individuell geprüft werden.
Wie starten wir am besten?
Mit dem kostenlosen KI-Potenzial-Check. Darin beschreibst Du kurz Eure Abläufe, und wir zeigen in einem unverbindlichen Gespräch, wo eine Entlastung realistisch ist – und wo nicht.
Passende Leistungen
Finde heraus, wo Dein Pflegedienst entlastet werden kann
Optional: Wähle die Bereiche aus, die Euch aktuell am meisten Zeit kosten. Die Auswahl übernehmen wir in den Potenzial-Check.