ตัวอย่างประกอบอุตสาหกรรม: ผู้ผลิตอาหารและผู้จัดจำหน่ายวัตถุดิบ

เตรียมข้อมูลใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจอาหารด้วย AI

ใบแจ้งหนี้ที่เข้ามาถูกอ่านและตรวจสอบเบื้องต้นโดยอัตโนมัติ — ฝ่ายบัญชีเพียงแค่อนุมัติ

ตัวอย่างประกอบ: สถานการณ์นี้แสดงแนวทางการติดตั้งที่เป็นไปได้ ไม่ได้อธิบายโครงการของลูกค้ารายใดรายหนึ่ง

AI ช่วยงานบัญชีได้อย่างไร?

AI ในงานบัญชีอ่านเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ ระบุข้อมูลอย่างผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ จำนวนเงิน และอัตราภาษี แล้วโอนเข้าซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ ต่างจาก OCR แบบเดิมตรงที่รองรับเลย์เอาต์ที่หลากหลายโดยไม่ต้องใช้เทมเพลตตายตัว ยังสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ เสนอรหัสบัญชี และแจ้งความผิดปกติได้ การอนุมัติและการพิจารณาด้านภาษียังคงเป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษี

บันทึกเอกสาร
อ่าน PDF เอกสารสแกน และ e-Invoice โดยอัตโนมัติ
ตรวจความสมเหตุสมผล
แจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ซ้ำและจำนวนเงินที่ผิดปกติ
เสนอรหัสบัญชี
AI เสนอบัญชีและศูนย์ต้นทุน โดยคนเป็นผู้ยืนยัน
ส่งต่อข้อมูล
เตรียมข้อมูลที่ตรวจแล้วสำหรับ FlowAccount, PEAK หรือ ERP ตาม API และสิทธิ์ที่รองรับ

สถานการณ์เริ่มต้น

ผู้ผลิตอาหารในสถานการณ์ตัวอย่างซื้อวัตถุดิบและบรรจุภัณฑ์จากผู้ขายหลายราย ได้รับใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีเป็น PDF ทางอีเมล ภาพเอกสาร และกระดาษ ฝ่ายบัญชีต้องกรอกชื่อผู้ขาย เลขที่เอกสาร จำนวนเงินเป็นบาท และข้อมูลภาษีตามเอกสาร แล้วเทียบกับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้า

ฝ่ายจัดซื้อและคลังสินค้าต้องยืนยันยอดและรายการวัตถุดิบก่อนอนุมัติ เมื่อเอกสารกระจายอยู่ในอีเมลและแชท ฝ่ายบัญชีต้องติดตามเองและอาจเข้าใกล้กำหนดชำระเงินโดยยังตรวจสอบไม่ครบ

ความท้าทายที่ผ่านมา

พิมพ์เอกสารซ้ำ
ทุกใบแจ้งหนี้ต้องบันทึกทีละช่องด้วยมือ
เสี่ยงต่อความผิดพลาด
ตัวเลขสลับหรืออัตราภาษีผิดมักถูกพบช้า
อนุมัติล่าช้า
ใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ในกล่องอีเมล กำหนดเวลากระชั้นชิด
ขาดความโปร่งใส
ยากที่จะรู้ว่าใบแจ้งหนี้อยู่ขั้นตอนไหน

แนวทาง AI และระบบอัตโนมัติที่เป็นไปได้

กล่องรับใบแจ้งหนี้กลางถูกอ่านโดยอัตโนมัติ AI ระบุประเภทใบแจ้งหนี้และดึงข้อมูลในช่องที่เกี่ยวข้อง กฎที่กำหนดจะตรวจข้อมูลที่จำเป็น การคำนวณ และความสอดคล้องกับใบสั่งซื้อ ข้อมูลที่เตรียมไว้เข้าสู่ขั้นตอนอนุมัติแบบดิจิทัล และถูกโอนเข้าซอฟต์แวร์บัญชีหลังได้รับอนุมัติ

ดึงใบแจ้งหนี้จากกล่องอีเมลอัตโนมัติ และแปลงเอกสารสแกนเป็นดิจิทัล
AI ช่วยดึงชื่อผู้ขาย เลขที่ วันที่ จำนวนเงิน และอัตราภาษี
ตรวจสอบความสมเหตุสมผลและเทียบกับใบสั่งซื้อ
อนุมัติแบบดิจิทัลพร้อมแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบ
โอนเข้าซอฟต์แวร์บัญชีพร้อมเอกสารแนบ

// Workflow

Workflow อัตโนมัติอาจมีหน้าตาแบบนี้

ทีละขั้นตอน — ตั้งแต่ข้อมูลเข้าจนถึงผลลัพธ์

ใบแจ้งหนี้เข้ามา

PDF ทางอีเมลหรือเอกสารสแกนเข้าสู่กล่องรับกลาง

อ่านข้อมูล

AI ระบุทุกช่องข้อมูลที่เกี่ยวข้องและผู้ขาย

ตรวจสอบ

ตรวจข้อมูลที่จำเป็น ยอดรวม และการอ้างอิงใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ

อนุมัติ

ผู้รับผิดชอบได้รับใบแจ้งหนี้เพื่ออนุมัติ — พร้อมการแจ้งเตือน

โอนข้อมูล

ข้อมูลที่อนุมัติแล้วถูกโอนเข้าซอฟต์แวร์บัญชี

จัดเก็บ

เอกสารและประวัติการอนุมัติถูกจัดเก็บอย่างตรวจสอบได้

เปรียบเทียบก่อน/หลัง

ก่อน

ต้องพิมพ์ใบแจ้งหนี้ซ้ำ
ตรวจสอบด้วยมือ
ส่งอีเมลอนุมัติไปมา
กำหนดเวลากระชั้นชิด
รู้สถานะได้ด้วยการถามเท่านั้น

หลัง

อ่านข้อมูลในช่องต่าง ๆ อัตโนมัติ
ตรวจสอบเบื้องต้นตามกฎ
อนุมัติแบบดิจิทัลพร้อมแจ้งเตือน
เห็นกำหนดเวลาชัดเจน
เห็นสถานะการดำเนินการตลอดเวลา

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

การประเมินเชิงคุณภาพ — ประโยชน์ที่แท้จริงขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงานของคุณ

พิมพ์ซ้ำน้อยลง

ฝ่ายบัญชีตรวจสอบแทนการกรอกข้อมูล

ข้อผิดพลาดน้อยลง

การตรวจความสมเหตุสมผลอัตโนมัติช่วยจับความผิดปกติ

อนุมัติได้เร็วขึ้น

ผู้รับผิดชอบชัดเจนและมีการแจ้งเตือนช่วยเร่งงาน

ตรวจสอบย้อนหลังได้

ทุกขั้นตอนถูกบันทึกไว้

จุดที่คนยังเป็นผู้ตัดสินใจ

การอนุมัติขั้นสุดท้ายและการลงบัญชียังคงเป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีและผู้รับผิดชอบ หากพบความคลาดเคลื่อน ผู้ขายรายใหม่ หรือช่องข้อมูลที่ไม่แน่ชัด ระบบจะทำเครื่องหมายให้ตรวจสอบด้วยมืออย่างชัดเจน คำถามด้านภาษียังคงอยู่ในความดูแลของที่ปรึกษาภาษี

การเชื่อมต่อทางเทคนิคที่เป็นไปได้

ตัวอย่างระบบ — การเลือกขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณใช้อยู่

FlowAccount / PEAK (ตรวจ API และแพ็กเกจก่อน)
Xero
SAP Business One
Microsoft 365 / Outlook
Google Drive / SharePoint
ระบบจัดการเอกสาร (DMS)
n8n / Make

บริการที่เกี่ยวข้อง

ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงาน โซลูชัน AI ที่ออกแบบเฉพาะ การเชื่อมต่อ CRM และระบบต่าง ๆ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสถานการณ์นี้

เป็นไปตามข้อกำหนดการเก็บรักษาเอกสารหรือไม่?

ระบบอัตโนมัติไม่ได้แทนที่ระบบจัดเก็บเอกสารที่ตรวจสอบได้ เราเชื่อมต่อ DMS ที่เหมาะสมหรือฟังก์ชันจัดเก็บของซอฟต์แวร์บัญชี และควรปรับกระบวนการร่วมกับที่ปรึกษาภาษีของคุณ

AI ประมวลผล e-Invoice ได้หรือไม่?

ต้องตรวจรูปแบบไฟล์ของ e-Tax Invoice & e-Receipt ที่ใช้งานจริงก่อน ข้อมูลที่มีโครงสร้างสามารถอ่านโดยตรง ส่วน PDF หรือภาพเอกสารใช้ AI ช่วยเตรียมข้อมูล การสาธิตนี้ไม่ได้รับรองความถูกต้องทางภาษีหรือการเชื่อมต่อระบบของกรมสรรพากร

ถ้าระบบอ่านข้อมูลในช่องผิดจะเป็นอย่างไร?

ช่องที่ไม่แน่ชัดจะถูกทำเครื่องหมายและนำเสนอให้ตรวจสอบ ไม่มีข้อมูลใดถูกโอนเข้าระบบบัญชีโดยไม่ได้รับอนุมัติ

ใช้ได้ทั้ง e-Invoice และ PDF หรือไม่?

ได้ e-Invoice ที่มีโครงสร้างอ่านได้โดยตรง ส่วน AI จัดการ PDF และเอกสารสแกนที่ไม่มีโครงสร้าง ทั้งสองแบบจึงผ่านกระบวนการเดียวกัน

การใช้ AI ในงานบัญชีสอดคล้องกับกฎระเบียบหรือไม่?

AI ไม่ได้แทนที่การจัดเก็บเอกสารตามกฎหมาย แต่ช่วยเตรียมข้อมูล สิ่งสำคัญคือเอกสารต้องถูกจัดเก็บโดยไม่เปลี่ยนแปลงและการอนุมัติตรวจสอบได้ ควรหารือกับที่ปรึกษาภาษีของคุณ