Rechnungen automatisch erfassen statt Daten abtippen.
Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen und vorgeprüft – die Buchhaltung gibt nur noch frei.
Illustratives Praxisbeispiel: Dieses Szenario zeigt eine mögliche Umsetzung. Es beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Ausgangssituation
Ein Produktionsunternehmen erhält Eingangsrechnungen als PDF per E-Mail, gelegentlich auch noch auf Papier. Die Buchhaltung öffnet jede Rechnung, tippt Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Fälligkeit ab und gleicht sie mit Bestellungen ab.
Für die Freigabe werden Rechnungen per E-Mail an Abteilungsleitungen geschickt. Rückmeldungen dauern, Skontofristen werden knapp und der Stand ist nur über Nachfragen erkennbar.
Die bisherigen Herausforderungen
Abtippen von Belegen
Jede Rechnung wird Feld für Feld manuell erfasst.
Fehleranfälligkeit
Zahlendreher oder falsche Steuersätze fallen oft erst spät auf.
Langsame Freigaben
Rechnungen hängen in Postfächern, Fristen geraten unter Druck.
Fehlende Transparenz
Welche Rechnung wo im Prozess steckt, ist schwer nachzuvollziehen.
Die mögliche KI- und Automatisierungslösung
Ein zentrales Rechnungspostfach wird automatisch ausgelesen. Eine KI erkennt Rechnungsart und extrahiert die relevanten Felder. Regeln prüfen Pflichtangaben, Rechenlogik und den Abgleich mit Bestellungen. Die vorbereiteten Datensätze gehen in einen digitalen Freigabeprozess und werden nach Freigabe an die Buchhaltungssoftware übergeben.
- Automatischer Abruf von Rechnungen aus dem Postfach, Scans werden digitalisiert
- KI-gestützte Extraktion von Lieferant, Nummer, Datum, Beträgen und Steuersätzen
- Plausibilitätsprüfung und Abgleich mit Bestellungen
- Digitale Freigabe mit Erinnerungen an die zuständige Person
- Übergabe an die Buchhaltungssoftware inkl. Beleg
// So
So könnte der automatisierte Ablauf aussehen
Schritt für Schritt – von der Eingabe bis zum Ergebnis.
- 01
Rechnung geht ein
PDF per E-Mail oder Scan landet im zentralen Eingang.
- 02
Daten auslesen
Die KI erkennt alle relevanten Felder und den Lieferanten.
- 03
Prüfen
Pflichtangaben, Summen und Bestellbezug werden automatisch kontrolliert.
- 04
Freigabe
Die zuständige Person erhält die Rechnung zur Freigabe – mit Erinnerung.
- 05
Übergabe
Freigegebene Daten werden an die Buchhaltungssoftware übertragen.
- 06
Archiv
Beleg und Freigabeverlauf werden nachvollziehbar abgelegt.
Vorher-Nachher-Vergleich
Vorher
- Rechnungen werden abgetippt
- Prüfung von Hand
- Freigaben per E-Mail-Pingpong
- Fristen geraten unter Druck
- Status nur über Nachfragen
Nachher
- Felder werden automatisch ausgelesen
- Regelbasierte Vorprüfung
- Digitaler Freigabeprozess mit Erinnerung
- Fristen sind im Blick
- Jederzeit sichtbarer Bearbeitungsstand
Potenzielle Vorteile
Qualitative Einschätzung – der tatsächliche Nutzen hängt von Deinen Abläufen ab.
Weniger Abtippen
Die Buchhaltung prüft, statt Daten einzugeben.
Weniger Übertragungsfehler
Automatische Plausibilitätsprüfungen fangen Auffälligkeiten ab.
Zügigere Freigaben
Klare Zuständigkeit und Erinnerungen beschleunigen den Ablauf.
Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt ist dokumentiert.
Wo der Mensch weiter entscheidet
Die finale Freigabe und die Buchung bleiben bei der Buchhaltung bzw. den zuständigen Personen. Bei Abweichungen, neuen Lieferanten oder unsicher erkannten Feldern markiert das System die Rechnung ausdrücklich zur manuellen Prüfung. Steuerliche Fragen klärt weiterhin die Steuerberatung.
Mögliche technische Integrationen
Beispielhafte Systeme – die Auswahl richtet sich nach Deiner bestehenden Software.
- DATEV
- lexoffice
- sevDesk
- SAP Business One
- Microsoft 365 / Outlook
- Google Drive / SharePoint
- Dokumentenmanagement (DMS)
- n8n / Make
Passende Leistungen
Häufige Fragen zu diesem Szenario
Ist das GoBD-konform?
Die Automatisierung ersetzt kein revisionssicheres Archiv. Wir binden ein geeignetes DMS oder die Archivfunktion der Buchhaltungssoftware an und stimmen den Prozess idealerweise mit der Steuerberatung ab.
Kann die KI auch E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) verarbeiten?
Strukturierte E-Rechnungen lassen sich direkt maschinell auslesen – oft sogar zuverlässiger als PDFs. Sie können im selben Workflow verarbeitet werden.
Was passiert, wenn ein Feld falsch erkannt wird?
Unsicher erkannte Felder werden markiert und zur Prüfung vorgelegt. Nichts wird ohne Freigabe in die Buchhaltung übertragen.
Wie viel manuelle Arbeit steckt in Deiner Verwaltung?
Finde im KI-Potenzial-Check heraus, welche Verwaltungsaufgaben sich bei Dir automatisieren lassen könnten.
